Scandic Hotels – Planering och rapportering med Board
Scandic Hotels hade en tydlig vision om att effektivisera sin finansiella planering och rapportering i hela sin verksamhet. Tillsammans med Attollo och Board blev visionen verklighet och resultaten lät inte vänta på sig.
Om Scandic Hotels
Scandic Hotels är Nordens största hotellkedja med över 280 hotell i flera europeiska länder. Företaget grundades 1963 och har sitt huvudkontor i Stockholm. Scandic är känt för sin starka satsning på hållbarhet, tillgänglighet och en välkomnande atmosfär. Visionen är att vara Nordens mest älskade hotellkedja.
Bakgrund
Med en organisation i ständig tillväxt behövde Scandic en modern och hållbar plattform för både sin finansiella och operativa planering och uppföljning.
Tidigare arbetade varje land självständigt med sin ekonomistyrning, ofta i Excel. Detta ledde till stora skillnader i både detaljeringsgrad och arbetssätt. För en koncern med ambitioner att växa och samtidigt arbeta mer datadrivet blev det tydligt att det gamla arbetssättet inte längre räckte till.
Utmaning
Planeringsarbetet tog månader att genomföra och involverade många personer. Bristen på insyn gjorde det svårt att förstå hur siffrorna hade tagits fram, eftersom varje land arbetade på sitt eget sätt. Processen var dessutom tungrodd och i hög grad manuell till sin karaktär, då data ofta behövde samlas in och konsolideras i Excel.
Eftersom rapporter och planeringsmodeller skilde sig åt mellan länderna blev jämförelser både tidskrävande och komplexa. Utöver detta ställde Scandics expansionsplaner ännu högre krav på en plattform som kunde växa i takt med verksamheten.
Lösning
Tillsammans med Attollo implementerade Scandic Board som en ny central plattform för planering, rapportering och koncernkonsolidering. Lösningen gjorde det möjligt att arbeta på ett helt nytt sätt där alla länder och hotell nu använder samma inmatningsmallar, samma definitioner och samma rapporter.
Board används idag för finansiell planering, daglig operativ planering samt koncernkonsolidering. Med hjälp av plattformen har Scandic gått från manuella Excel-filer till en automatiserad, transparent och framtidssäkrad process. Planeringscyklerna har kortats från månader till veckor, och data finns nu tillgängligt i realtid.
Implementationen av Board innebar också att hundratals Excel-filer, bland annat för hyresberäkningar, ersattes av en enda automatiserad modul. Den höga användarvänligheten gör att både hotellpersonal och ledning enkelt kan ta fram de rapporter de behöver, utan manuell handpåläggning. I interna möten används nu dashboards i Board där frågor kan besvaras direkt med hjälp av underliggande data.
Genom att arbeta nära både finans- och verksamhetsteam på alla nivåer kunde lösningen anpassas så att den verkligen stödjer hela organisationens behov, från enskilda hotell till koncernledning.
