IBM Planning Analytics (IBM PA) är mest känt som ett kraftfullt verktyg för budgetering, prognostisering och analys. Men dess potential sträcker sig långt bortom dessa traditionella användningsområden. En särskilt intressant applikation är att stödja arbetsflöden inom bokslutsprocessen som ofta hanteras i Excel, till exempel arbetsuppgifter som resulterar i bokföringsordrar.
Utmaningar med Excel i bokslutsprocessen
Många organisationer använder Excel för att hantera justeringar, allokeringar och andra manuella processer inom bokslutet. Excel är på många sätt ett flexibelt verktyg, men det kommer också med betydande nackdelar:
- Risk för manuella fel: Fel i formler, inmatning eller kopiering kan få stora konsekvenser.
- Personberoende: Vissa Excel-filer kan vara svåra att förstå och hanteras ofta av en eller ett fåtal personer.
- Bristande spårbarhet: Det är svårt att följa upp ändringar eller dokumentera beslut i en Excel-fil.
- Revision och regelefterlevnad: Excel-lösningar saknar ofta den struktur och transparens som krävs för att enkelt kunna granskas vid revision, både intern och extern.
- Underhåll och skalbarhet: Komplexiteten i Excel-filer ökar snabbt, vilket gör dem svåra att underhålla och använda i större organisationer.
Styrkan med IBM Planning Analytics i bokslutsflöden
IBM Planning Analytics erbjuder funktioner som adresserar dessa utmaningar och möjliggör en mer effektiv hantering av arbetsflöden i bokslutsprocessen:
- Strukturerade arbetsflöden: IBM PA kan skapa anpassade arbetsflöden som innehåller justeringar, inmatningar och kommentarer. Detta gör det möjligt att skapa en sammanhängande och transparent process där alla steg är tydligt definierade.
- Spårbarhet och revision: Varje ändring, justering och kommentar kan loggas och följas upp, vilket underlättar både intern granskning och externa revisioner.
- Minskat personberoende: Med IBM Planning Analytics flyttas arbetsflöden från individuella Excel-filer till ett system som flera personer kan förstå och arbeta i. Detta minskar risken för kunskapsluckor om en person slutar eller är frånvarande.
- Automatisering och integration: IBM PA möjliggör integration med andra system, vilket innebär att data kan hämtas och bearbetas automatiskt. Man kan även arbeta med inkrementella uppdateringar för att hålla datan aktuell i realtid.
- Användarvänlighet och flexibilitet: Med IBM PA:s möjligheter till anpassning kan organisationer skapa lösningar som är specifika för sina behov, från enklare formulär eller rapporter till avancerade arbetsflöden.
Exempel på användning i bokslutsprocessen
Med IBM Planning Analytics kan organisationer hantera allt från intercompany-avstämningar och reserveringar till allokeringar och kostnadsfördelningar. Justeringar och bokföringsordrar som tidigare gjordes manuellt i Excel kan nu hanteras i ett system som möjliggör både datahantering och dokumentation.
Exempel dataflöde
Sammanfattning
Genom att använda IBM Planning Analytics för bokslutsprocessens arbetsflöden kan organisationer eliminera många av de risker och ineffektivitet som är förknippade med Excel-lösningar. Det är inte bara ett sätt att effektivisera arbetsflöden och minska risker, utan också en möjlighet att höja kvaliteten i bokslutsarbetet och stärka förtroendet vid revision.
Med andra ord – IBM Planning Analytics är inte bara ett budgeterings-, planerings- och analysverktyg, utan en strategisk plattform som kan skapa värde i många delar av organisationen.
Vill du veta mer om hur IBM Planning Analytics kan skapa värde i just din organisation? Kontakta oss så berättar vi mer!