För att lyckas förbättra sin planeringsprocess bör man följa ett vedertaget arbetssätt, grovt sett kan denna process delas in i nedanstående fyra faser.

  • Förberedelser
  • Genomförande
  • Summering
  • Uppföljning

Förberedelser

Innan budget-/prognosprocessen startar krävs förberedande åtgärder för att skapa tydlighet och enkelhet i budgetarbetet samt att skapa en företagsgemensam utgångspunkt:

Inläsning/etablering av strukturer

T ex organisation och konto. Genom att ladda in dessa i sin helhet skapas samstämmighet mot exempelvis affärssystem och rapporter.

Laddning av referensvärden

Kan vara utfall och/eller tidigare planer.

Hantering av budgetutspel

Samt framtagning av för organisationen gemensamma antaganden.

MISSA INTE VÅRT INSPELADE WEBINAR!

Effektivare budgetprocess för ekonomer & resultatansvariga

Se videon här

Genomförande

Själva budget-/prognosarbetet ska vara enkelt och tydligt utan krav på avancerade beräkningar eller komplicerade manuella inmatningar.

Standardiserad behörighetsstyrd inmatning

Genom användandet av fasta mallar och standardiserade värden garanteras att användare endast kan mata in ”godkänd” data. För att förenkla ytterligare sker inmatningen lämpligen i webben.

Periodisering

Hur fördelningen av budgeten ska ske över tid är ofta självklart i användarens huvud, men desto svårare att få in i en fast budgetmall. Genom att använda periodiseringsnycklar baserade på historisk data, exempelvis föregående års utfall, kan periodiseringen av budgeten automatiseras.

Kostnadsfördelning

Att uppskatta intäktssidan brukar i de flesta fall gå relativt obehindrat, det faller sig naturligt att beräkna intäkterna kopplade till de dimensioner man har med i sin budget (kund, projekt, konto etc.). Kostnaderna är svårare att fördela, framför allt de indirekta kostnaderna, som kräver fördelningsnycklar för att hamna rätt. Vid s.k. drivarbaserad kostnadsfördelning beräknas för varje kostnadsslag en viss procentsats (drivare) som multipliceras med t ex intäktsbeloppet för att få fram rätt kostnad. Drivaren kan sättas manuellt eller baseras på historisk data.

Scenarioanalys

Simulering och arbete med olika scenarion är vanligt när man skapar sin budget/prognos. Hur påverkas det budgeterade resultatet av en treprocentig ökning av lönerna? Är det möjligt att sänka produktpriserna med bibehållen lönsamhet?

Rullande prognos

I vissa snabbrörliga verksamheter kan rullande prognos vara ett alternativ. Genom att löpande bedöma de sex eller tolv kommande månaderna kan rätt åtgärder lättare sättas in.

Summering

Konsolidering

I en bred verksamhet där varje resultatenhet lägger sin egen budget/prognos är konsolideringen ofta en utmaning. Hundratals delbudgetar ska sättas samman till en total, vilket förutom att det är tidsödande även kan leda till problem med datakvalitet. Med rätt stöd sker konsolideringen automatiskt och blixtsnabbt i realtid.

Arbetsflöde

Att under budgetarbetet överskådligt kunna se hur långt olika delar av organisationen har kommit är viktigt. Kopplat till arbetsflödet sker också godkännandeprocessen med låsning/upplåsning av inskickade budgetar/prognoser.

Prestanda

Stora modeller med t ex breda produktstrukturer och/eller komplicerad organisationsstruktur tenderar att blir stora och tröga att använda. Det ställer höga krav på valet av rätt systemstöd, samt att modellerna i sig har en genomtänkt struktur.

VILKET VÄRDE KAN RÄTT SYSTEMSTÖD TILLFÖRA VERKSAMHETEN?

Ladda ner vår upphandlingsguide helt kostnadsfritt!

Ladda ner guiden

Uppföljning

I takt med att budgetåret fortlöper är det intressant att jämföra budgeterade eller prognostiserade värden med det verkliga utfallet. Detta sker vanligtvis i ett BI-system, dit budget/prognos importerats. Två exempel på relevant uppföljning är:

”Latest Estimate”

En metod att löpande under året bedöma verksamheten ur ett helårsperspektiv. Detta görs genom att använda utfallet för de månader som har passerat och ”fylla på” med prognosvärden för återstående månader.

Prognosprecision

En intressant analys vars resultat ska ställas i relation till den tid och de resurser man lagt ner i sitt budget- prognosarbete. Att se hur väl prognostiserade värden överensstämmer med det verkliga utfallet kan säga mycket om hur effektivt ett företag är.

Rätt systemstöd för budget och prognos

För att lyckas med utmaningarna ovan krävs disciplin i arbetet, men även ett systemstöd som är tillräckligt flexibelt för att anpassas till alla behov.

> Här kan du läsa mer om hur vi på Attollo hjälper våra kunder med budget och prognos!