Hur gick budgetprocessen?

De flesta gör budget i Microsoft Excel. Det är ett fantastiskt verktyg som ger ekonomer utan programmeringskunskaper oändliga möjligheter att i princip bygga sitt eget IT-system. Så långt allt gott. Men hur blir resultatet?

Man kan reflektera över en budgetprocess genom att ställa sig några frågor:

  • Hur gick det att samla in data från alla affärsenheter?
  • Kom informationen in i tid?
  • Hur gick det när budgetmodellen ändrades mitt i processen?
  • Vad hände med makrot som konsoliderar när “en kreativ chef” lade till några egna kolumner/rader?
  • Var det kul att dubbel- eller trippelkolla alla ark så att summeringar blivit rätt och att det inte smugit sig in andra formelfel?
  • Fanns det nog med tid att analysera siffrorna för att bidra till att fatta mer affärsmässiga beslut? Eller gick all tid åt till att få ihop budgeten?
  • Hur mycket övertid blev det?

Hur svårt kan det vara?

Svaret är att det kan vara jättesvårt att få en budgetprocess att löpa på bra. Det vet alla vi som ansvarat för att få ihop hela budgeten under tidspress.

Om man har fel förutsättningar spelar det ingen roll hur skicklig ekonom man är. Det blir en jobbig resa oavsett. Det gäller att skaffa sig rätt förutsättningar. Kan en del av lösningen ligga i att byta ut Excel?

Byta ut Excel? Aldrig!

De flesta av oss älskar Excel eftersom vi själva har full kontroll och kan ändra saker utan att fråga någon annan. Men det kommer till ett pris. Vi kan vara överens om att budgetprocessen är komplex med många inblandade och flera iterationer med ändrade förutsättningar. Då borde man även inse att det krävs ett system som är gjort för att hantera denna process, inte ett generellt verktyg som Excel.

Men kommer jag behövas om vi byter ut Excel som budgetverktyg?

Många av oss känner vårt värde eftersom vi sitter på unik kompetens. Å ena sidan kan det kännas bra att vara den enda personen på företaget som vet hur Excel-modellerna sitter ihop. Å andra sidan kan det bli lite stressigt när något går fel.

Med ett robust system för budgetprocessen kommer det finnas utrymme för mer kvalificerat arbete. Vad sägs om rådgivning och affärsutveckling istället för felsökning i 200 Excelark?

Våra controllers vägrar lämna Excel!

Fördelen med ett systemstöd för budgetprocessen istället för Excel är uppenbara. Dock är det många controllers som gör avancerad analys i Excel och som vare sig vill eller kan lämna Excel som gränssnitt. Inga problem, det system som Attollo erbjuder för finansiell planering och analys erbjuder en Excel-plug in som ger access till all data i systemet och som dessutom erbjuder möjlighet till inmatning av data direkt via Excel för den avancerade användaren. Oavsett gränssnitt du väljer att jobba med; en sanning!

Vågar du?

Er process är säkert inte så dålig som vi försöker påskina. Men kan den bli bättre? Vågar du utmana status quo? Förändring kan vara jobbigt men man måste fokusera på målet. Hur skulle det kunna vara?

  • Workflow för kontroll på datainsamling
  • Modeller för felfri konsolidering
  • Flexibla modeller som kan ändras under processen
  • Verifiering av data
  • Analysera i realtid
  • Möjlighet att blanda in hela verksamheten i budgetprocessen utan att belastningen på ekonomifunktionen går upp

Intressant att tänka på vad man skulle kunna hitta på om man bestämde sig för att inte göra en budget till med Excel.