Attollo

Ditt system ska göra planeringsarbetet enklare och snabbare, inte försvåra den.

Många företag använder fortfarande Excel för sin planeringsprocess. Excel är ett utmärkt verktyg när en person ansvarar för hela verksamhetsstyrningen. Däremot är det svårt att driva och koordinera en planeringsprocess med många inblandade om man använder Excel eller andra kalkylprogram. Därför finns det system som är specialgjorda för att stödja just planeringsprocessen.

Ett systemstöd för verksamhetsstyrning behöver behöver passa din planeringsprocess. I princip innehåller processen tre steg.

  • Insamling
  • Sammanställning (fördelning, allokering)
  • Analys

Ditt system ska göra planeringsarbetet enklare och snabbare. Tiden som sparas kan istället läggas på förbättrad analys och kanske även högre frekvens i budget- och prognosarbetet. Om planeringsprocessen istället är för stor och omständig blir det i regel bara en budget per år. Och vi vet ju alla hur fort förutsättningarna förändras.

Syftet med byte av systemstöd för planeringsprocessen

När man skall välja systemstöd för budget och prognos är det viktigt att först veta varför man gör det:

  • Spara tid
  • Snabbare process
  • Möjliggöra drivarbaserad planering
  • Möjliggöra rullande prognoser
  • Kunna delegera arbetet längre ut i organisationen

Anledningarna kan vara många. Men bestäm dig för vad som är viktigt för er. Det är ett nödvändigt stöd under utvärderingsprocessen.

Viktiga kriterier vid val av systemstöd

Det finns några helt centrala egenskaper som är helt centrala:

Anpassningsbart

System behöver vara flexibelt. Där är Excel unikt bra. Ditt system kommer troligen inte att vara lika flexibelt som Excel men det är troligen inte någon nackdel. Men system måste enkelt kunna anpassas då ditt företag förändras. Man kanske omorganiseras eller köper ett nytt bolag. Nya nyckeltal kanske skall prognostiseras och följas upp. Det får inte bli någon långbänk med IT-avdelningen för att anpassa system. Det skall ekonomifunktionen kunna göra själva.

Realtid

Informationen man ser skall vara uppdaterad så att det är helt klart att man jobbar med färsk information.

Integration

Systemet skall gå att integrera med andra datakällor. Det är till stor hjälp för de som gör budget och prognos om man får in utfall från föregående period i system. Systemet skall vara förberett för denna typ av integration.

Samarbete

Systemet skall vara gjort för samarbete. Många skall kunna vara inne samtidigt och arbeta. Ett webbaserat system med en central databas är en bra förutsättning för att det skall fungera smärtfritt.

Skräddarsydda vyer

Varje avdelningschef skall kunna se information på ett sätt som är mest relevant. Ofta blir planeringsmodellen för lik kontosträngen. Det är inte bra då man inte kan översätta konton i bokföringen till den dagliga verksamheten. Samtidigt skall siffrorna i budgetmodellen hamna rätt även bokföringen. Så alla behöver sin vy, anpassad efter sina behov.

Datakvalitet

Det är viktigt att förstå hur system hjälper till med datakvalitet. Kan man stoppa inknappning av orimliga värden redan från början spar man mycket tid i senare led.

Kostnadsfri upphandlingsguide med utvärderingsmatris

Det är inte helt lätt att köpa systemstöd för planeringsprocessen. Därför har vi på Attollo skrivit ett white paper där vi delar med oss av vår erfarenhet. Där finns även en utvärderingsmatris så att du enkelt kan jämföra olika system med varandra.
 
Ladda ner upphandlingsguiden >