Budget och prognos – hur gör man det snabbare och effektivare?

Verksamhetsstyrning och i synnerhet budget och prognos är en viktig och central process för de flesta företag. Genom en väl fungerade planeringsprocess kan man styra företaget mot uppsatta mål och även identifiera de delar av organisationen där det finns förbättringspotential samt eventuellt nya affärsmöjligheter.

Nedan hittar du bra information om hur du ska tänka kring din budgetprocess. Läs det eller boka en kostnadsfri workshop med oss.

Letar du system?

Om du letar budgetsystem kan du ladda ner vår kostnadsfri upphandlingsguide för budgetsystem.

 

Processen för budget och prognos är ofta eftersatt

Då arbetet med budget och prognos ofta involverar stora delar av organisationen bävar många ekonomichefer för att ändra en inarbetad process som kanske är både ineffektiv och skapar tveksamt värde för styrningen av företaget. Men nu är det dags! Inte ett år till med alla Excelark och tjatiga epost!

En väl fungerande planeringsprocess kan ge en rad fördelar:

  • Ekonomi kan ägna sig åt värdeskapande istället för att bara hantera Excelark som ska konsolideras och aggregeras samt kontrolleras för felaktiga inmatningar och brutna länkar/formler.
  • Möjliggör att man kan övergå till rullande prognoser med högre frekvens.
  • En anpassningsbar budgetmodell som kan anpassas efter verksamheten utan risk för brutna Excellänkar och annat elände.
  • Verksamheten får en budget och prognos som faktiskt hjälper dem i deras vardagliga arbete.
  • Mindre tid behöver läggas på planeringsprocessen och den tid som frigörs kan istället läggas på kundvård, försäljning och fördjupad analys.

Man kan dela upp utmaningarna med budget och prognos i tre olika områden:

  • Datainsamling
  • Konsolidering
  • Analys

Datainsamling

Datainsamlingen är i många fall ytterst tidskrävande. Det blir inte bättre när företagsledningen behöver kompletterande information efter att man stängt den ursprungliga processen eller kanske skall köra runda två eller tre i sin top-down-up-process.

Konsolidering

Konsolideringen är en stor utmaning om man inte har robusta modeller och bra IT-stöd i botten. Minsta lilla fel i något av de hundratals Excelarken betyder ännu en sen kväll på kontoret. Och om något skall ändras när allt rullat igång är det inte långt till kaos.

Analys

Analysen blir ofta svår och stelbent om man samlat in och konsoliderat data i en rigid struktur. Det gör att önskemål om “att se siffrorna på en annan ledd” innebär stora arbetsinsatser och kontroller av att inget blivit fel på vägen.

Så gör man budget och prognos snabbare och bättre

För att lyckas förbättra sin planeringsprocess bör man följa ett vedertaget arbetssätt, grovt sett kan denna process delas in i nedanstående fyra faser.

Planeringsflöde

Förberedelser

Innan budget-/prognosprocessen startar krävs förberedande åtgärder för att skapa tydlighet och enkelhet i budgetarbetet samt att skapa en företagsgemensam utgångspunkt:

  • Inläsning/etablering av strukturer, t ex organisation och konto. Genom att ladda in dessa i sin helhet skapas samstämmighet mot exempelvis affärssystem och rapporter.
  • Laddning av referensvärden, kan vara utfall och/eller tidigare planer.
  • Hantering av budgetutspel samt framtagning av för organisationen gemensamma antaganden.

Genomförande

Själva budget-/prognosarbetet ska vara enkelt och tydligt utan krav på avancerade beräkningar eller komplicerade manuella inmatningar.

  • Standardiserad behörighetsstyrd inmatning. Genom användandet av fasta mallar och standardiserade värden garanteras att användare endast kan mata in ”godkänd” data. För att förenkla ytterligare sker inmatningen lämpligen i webben.
  • Periodisering. Hur fördelningen av budgeten ska ske över tid är ofta självklart i användarens huvud, men desto svårare att få in i en fast budgetmall. Genom att använda periodiseringsnycklar baserade på historisk data, exempelvis föregående års utfall, kan periodiseringen av budgeten automatiseras.
  • Kostnadsfördelning. Att uppskatta intäktssidan brukar i de flesta fall gå relativt obehindrat, det faller sig naturligt att beräkna intäkterna kopplade till de dimensioner man har med i sin budget (kund, projekt, konto etc.). Kostnaderna är svårare att fördela, framför allt de indirekta kostnaderna, som kräver fördelningsnycklar för att hamna rätt. Vid s.k. drivarbaserad kostnadsfördelning beräknas för varje kostnadsslag en viss procentsats (drivare) som multipliceras med t ex intäktsbeloppet för att få fram rätt kostnad. Drivaren kan sättas manuellt eller baseras på historisk data.
  • Scenarioanalys. Simulering och arbete med olika scenarion är vanligt när man skapar sin budget/prognos. Hur påverkas det budgeterade resultatet av en treprocentig ökning av lönerna? Är det möjligt att sänka produktpriserna med bibehållen lönsamhet?
  • Rullande prognos. I vissa snabbrörliga verksamheter kan rullande prognos vara ett alternativ. Genom att löpande bedöma de sex eller tolv kommande månaderna kan rätt åtgärder lättare sättas in.

Summering

  • Konsolidering. I en bred verksamhet där varje resultatenhet lägger sin egen budget/prognos är konsolideringen ofta en utmaning. Hundratals delbudgetar ska sättas samman till en total, vilket förutom att det är tidsödande även kan leda till problem med datakvalitet. Med rätt stöd sker konsolideringen automatiskt och blixtsnabbt i realtid.
  • Arbetsflöde. Att under budgetarbetet överskådligt kunna se hur långt olika delar av organisationen har kommit är viktigt. Kopplat till arbetsflödet sker också godkännandeprocessen med låsning/upplåsning av inskickade budgetar/prognoser.
  • Prestanda. Stora modeller med t ex breda produktstrukturer och/eller komplicerad organisationsstruktur tenderar att blir stora och tröga att använda. Det ställer höga krav på valet av rätt systemstöd, samt att modellerna i sig har en genomtänkt struktur.

Uppföljning

I takt med att budgetåret fortlöper är det intressant att jämföra budgeterade eller prognostiserade värden med det verkliga utfallet. Detta sker vanligtvis i ett BI-system, dit budget/prognos importerats. Två exempel på relevant uppföljning är:

  • ”Latest Estimate”. En metod att löpande under året bedöma verksamheten ur ett helårsperspektiv. Detta görs genom att använda utfallet för de månader som har passerat och ”fylla på” med prognosvärden för återstående månader.
  • Prognosprecision. En intressant analys vars resultat ska ställas i relation till den tid och de resurser man lagt ner i sitt budget- prognosarbete. Att se hur väl prognostiserade värden överensstämmer med det verkliga utfallet kan säga mycket om hur effektivt ett företag är.

Rätt systemstöd för budget och prognos

För att lyckas med utmaningarna ovan krävs disciplin i arbetet, men även ett systemstöd som är tillräckligt flexibelt för att anpassas till alla behov.

Nu har du tre alternativ!

Du har troligen fler alternativ men här är tre av dom.

  1. Fortsätt som förut och hoppas på bättre resultat.
  2. Ladda ner vår guide som hjälper dig när du ska utvärdera budgetsystem.
  3. Boka en kostnadsfri workshop med oss så reder vi ut din budgetprocess och ger dig ingångsvärden till ditt projekt.

 

Anmäl intresse av workshop

AKTUELLA TJÄNSTER

För den mindre organisationen

Läs mer om hur vi kan hjälpa den mindre verksamheten att införa en effektiv planeringslösning.

Läs mer

För den större organisationen

Läs mer om hur vi kan hjälpa den större verksamheten att införa en effektiv planeringslösning.

Läs mer

Verksamhetsstyrning i molnet

Läs mer om hur vi kan hjälpa er verksamhet att införa en effektiv molnbaserad planeringslösning.

Läs mer

Konsolidering

Läs mer om hur vi kan hjälpa er verksamhet med er konsolidering.

Läs mer

KONTAKTA OSS

Vänligen skicka ett mail så återkommer vi så fort vi kan. Du kan även nå den person du vill ha tag på via förnamn.efternamn@attollo.se

Skickar

©2017 Attollo AB - Kungsgatan 50 - 111 35 Stockholm

Log in with your credentials

Forgot your details?